3 técnicas que provocan un fracaso total en la gestión del tiempo en el estilo de vida moderno y vertiginoso de hoy
originales: 2009
Me tomó años. Intentando, y tratando... y tratando de hacer que las técnicas normales de gestión del tiempo funcionen para mí... fallando miserablemente, hasta que finalmente me di cuenta de lo que he expuesto en este nuevo controversial informe.
Los entrenadores de gestión del tiempo no están contentos con eso. Porque realmente los expone como (aunque con buenas intenciones) casi completamente perdidos para brindarle una mejora duradera en la gestión de su tiempo.
Pero es importante que todos enfrentemos los hechos. Que las técnicas populares de gestión del tiempo fallan bajo la presión de los estilos de vida modernos y acelerados.
Cuando evitas estas técnicas, puedes descubrir, como lo hice yo y otros con los que he compartido esto... que liberas tu propia habilidad natural de gestión del tiempo que te devuelve la energía, la pasión y la vitalidad que probablemente puedas recordar de la infancia. La gestión del tiempo no tiene por qué ser difícil.
En primer lugar, evite las 3 técnicas obsoletas de gestión del tiempo expuestas en este informe...
DINOSAURIO DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO
¡Re-descubierto de la década de 1930 todavía causando estragos en las calles, hogares y oficinas hoy en día!
Vale, estoy jugando.
Pero esto es realmente muy serio porque es verdad: realmente he encontrado un dinosaurio de gestión del tiempo. Y sigue pateando y siendo peligroso.
De hecho, es una de las reliquias más antiguas de la teoría de la gestión del tiempo... Y una que todavía tiene sus enormes mandíbulas apretadas alrededor de su habilidad natural para gestionar el tiempo.
Esto solo tomará un par de minutos para explicar...
Y Charles Schwab pagó $35,000 por este consejo, así que vale la pena saberlo, ¿no? Así que aquí va…
Este TMD es una técnica terrible para la gestión del tiempo que todavía enseñan los indefensos entrenadores de gestión del tiempo, que repiten lo que leyeron hace 20 años... que se basó en una formación de hace 50 años... que se derivó de una sola reunión de negocios de 20 minutos durante la década de 1930...
El sistema de gestión del tiempo exacto que usó el magnate del acero Charles Schwab (para ganar 100 millones de dólares, ¡en los años 30!)
Y por qué es totalmente FALSO para el estilo de vida moderno de hoy
Ivy Lee, una consultora de eficiencia en los años 30, le dijo a Schwab que hiciera que todos sus ejecutivos escribieran una lista de las 6 cosas más importantes que tenían que hacer para su área de trabajo. Y luego ordenarlos por prioridad. Y hacerlos en orden. Y eso es.
Bueno, 3 meses después, Schwab decidió que valía la pena pagarle a Lee US$35,000 por los resultados. (En ese momento, al trabajador promedio en los EE. UU. se le pagaba $2 por día).
Y esa única técnica de administración del tiempo convirtió a Schwab en el hombre de acero más exitoso de Estados Unidos, lo que le valió 100 millones de dólares en 5 años.
Entonces, si fue lo suficientemente bueno para hacer 100 millones, ¿no es lo suficientemente bueno para ti y para mí?
Bueno, veamos... Solo escribe las 6 prioridades principales que necesitas hacer, y no hagas nada más que ellas hasta que las hayas terminado, una por una...
Pero antes de que arruines tu vida… pensemos en ello solo por un segundo.
Y esa única técnica de administración del tiempo convirtió a Schwab en el hombre de acero más exitoso de Estados Unidos, lo que le valió 100 millones de dólares en 5 años.
Entonces, si fue lo suficientemente bueno para hacer 100 millones, ¿no es lo suficientemente bueno para ti y para mí?
Bueno, veamos... Solo escribe las 6 prioridades principales que necesitas hacer, y no hagas nada más que ellas hasta que las hayas terminado, una por una...
Pero antes de que arruines tu vida… pensemos en ello solo por un segundo.
Schwab y su alta dirección pudieron ordenar a los empleados que cumplieran sus órdenes.
Tenían suficiente cashola para emplear sirvientas, cocineras, niñeras, etc.
Y vivieron en los años 30, conocidos como 'la era del estilo', cuando los tiempos eran buenos y la vida se movía lentamente.
Ciertamente, nada como nuestro ajetreado estilo de vida moderno y agitado que tenemos hoy.
Y probablemente no tengas cocinera, mucama y niñera. Sé que no.
Pero aquí está el verdadero truco.
Esa maldita sugerencia (que funcionó muy bien en los años 30) se ha convertido en la base
principio de las técnicas de gestión del tiempo que todavía se enseñan hoy. Y claro, parece de sentido común, ¿no?
Haz una lista de lo que tienes que hacer...
Prioriza las más importantes,…
Y luego hazlos uno por uno.
Entonces, si cree que funcionará para usted... si cree que es una especie de revelación mágica... si es la primera vez que ha estado expuesto a esta idea... entonces, por todos los medios, adelante y pruébelo.
Pero si te sientes frustrado con todas las distracciones, tareas y montones y montones de oportunidades de la vida moderna que se te presentan todos los días... entonces sentirás como yo (y me di cuenta en 2007) que la gestión moderna del tiempo debe dar un paso atrás de estas técnicas 'industriales' de 80 años, y vienen de una nueva perspectiva moderna.
Fue entonces cuando hice el gran avance de InstaTime. Y quiero que tú también lo tengas.
No es tan barato como comprar un libro de técnicas de administración del tiempo, pero creo que valdrá la pena. Y con mucho gusto le devolveré su dinero si encuentra que no es útil para usted personalmente. Esa es mi oferta si te decides, quieres probarlo.
Así que el dinosaurio de gestión del tiempo (TMD) más antiguo que he 'excavado' hasta ahora es la técnica de 'priorizar por importancia' de Ivy Lee.
Las 3 técnicas obsoletas de gestión del tiempo
- Priorizar por 'Importancia' o 'Urgencia' (inútil)
- Programar actividades a tiempo (sí, claro)
- Listas semanales de tareas pendientes (olvídalo)
Comencemos con…
1. ¿Priorizar por Importancia y/o Urgencia?
Algunos entrenadores le dirán que la "clave para la gestión del tiempo es priorizar por importancia... Le darán el Método ABCDE que le permite priorizar sus tareas como:
A. Máxima prioridad
B. Segunda prioridad
C. Cosas no tan importantes
D. Cosas que puede delegar a otros
E. Cosas que debe eliminar por completo de su lista de tareas pendientes
Hasta cierto punto puede funcionar en tu carrera (pero no muy bien). Pero falla miserablemente cuando intentas usarlo con tu vida personal.
¿En qué momento pasaríamos a cosas como cortar el césped, hacer ejercicio, archivar papeles o leer cuentos nocturnos a tus hijos?
Siempre habrá A, así que, ¿cuándo llegarás a las B? (Por no hablar de las C).
Entonces, la interpretación moderna de 'priorizar por importancia' incluye la noción de 'urgencia'. Ahora veamos cómo funciona en un escenario de la vida real...
Puede ver un video mío hablando sobre estos escenarios.www.timemanagementsystemlattice.com/videos/obsolete3
O si no tiene acceso a Internet, simplemente lea y entenderá la esencia.
Este es un ejemplo de una breve lista de tareas pendientes que creas el viernes por la noche y que está lista para tu fin de semana (juega conmigo aquí).
La columna de letras representa cuán 'importante' es cada elemento (siendo A el más importante), y los números representan cuán 'urgentes' son (siendo 1 el más urgente).
Por supuesto, el viernes por la noche es la noche de la pizza y la tienda de videos, por lo que logra pagar la factura del teléfono, pero se distrae relajándose al final de su dura semana en el trabajo, así que no haga nada más de la lista que ha hecho. Pero al menos has hecho la lista, que es más de lo que la mayoría de la gente maneja. Entonces…
…Ven el sábado, es hora de hacer algunas de estas cosas.
Pero desde que creó la lista el viernes, sus sentimientos y perspectivas sobre la importancia y urgencia de algunas de estas cosas han cambiado un poco.
El punto de priorizar por importancia y urgencia es obtener una lista de cosas por hacer en el orden en que hacerlas.
Entonces, mirando la lista del sábado, tenemos 4 elementos con una prioridad de nivel A. Y 5 cosas con un nivel de urgencia de 1.
Reordenemos nuestra lista en consecuencia...
Esto es cuando están ordenados de mayor a menor importancia:
Y aquí es cuando se ordenan de mayor a menor urgencia:
Erm... todavía tenemos que tomar una decisión sobre qué elementos hacer, aunque los hemos clasificado como 'más importantes' y 'más urgentes'.
Las cosas importantes a menudo no son urgentes. Las cosas urgentes a menudo no son importantes.
Veamos qué hicimos el sábado mirando la lista actualizada del domingo.
Así que hicimos 4 de los elementos el sábado, cambiamos una de las prioridades de los elementos a más importante (Cortar el césped ahora es una B) y cambiamos el factor de 'urgencia' de 2 elementos a 1.
¿Podría mantener ese tipo de priorización todos los días, para todas las áreas de su vida, con cada tarea pendiente? Ciertamente no sería fácil navegar, ¿verdad?
Pero los entrenadores de gestión del tiempo querrían que al menos lo intentes. ¿Por qué? Porque esto es todo lo que existe hoy en día en los círculos de gestión del tiempo.
El Método ABCDE de priorización es difícil de imaginar funcionando incluso con solo unas pocas tareas...
Si alguna vez ha probado esta técnica tratando de dar cuenta de todos sus proyectos, pasatiempos, intereses, responsabilidades, ideas, planes, etc., estoy seguro de que está de acuerdo en lo difícil que es.
Y el resultado final:
“Priorizar por Importancia o Urgencia es antinatural y está destinado al fracaso”.
Priorizar por importancia o urgencia hace que la gestión del tiempo deje de ser natural, espontánea, flexible y divertida... y se convierta en una tarea; difícil en el mejor de los casos... imposible en el peor.
Tratar de priorizar por importancia o urgencia crea grandes problemas. Solía funcionar (¡como en 1850!), pero no hoy. La vida moderna está demasiado ocupada para un método robótico de este tipo.
El único lugar donde esto funciona es en los negocios, en un puesto de gestión de alto nivel.
¿Por qué? Debido a que los KPI (indicadores clave de rendimiento) de gestión más altos se basan en muy pocos detalles, ADEMÁS: tienen un equipo de gerentes, asistentes, secretarias y recepcionistas que pueden dirigir.
Como tal, tienen menos cosas que realmente 'hacer'. Si tienen demasiado en su plato, delegan. Por lo tanto tienen el consuelo de priorizar por A, B y C. Y Delegar lo que queda (D). O decidir no hacer las cosas en absoluto (E).
Pero para su vida personal moderna, o en la gerencia inferior, o la vida laboral normal, o los proyectos empresariales... hay más oportunidades, responsabilidades, tareas, quehaceres, proyectos, ideas, distracciones, posibilidades, personas, obligaciones, etc. de lo que posiblemente podamos. administrar por la idea simplista de priorizar por ABCDE.
Es una mala técnica que no debería enseñarse más. Excepto a los directores de primer nivel. No funciona amigos. ¡Y no es tu culpa!
Pasemos a la siguiente técnica...
2. Programar actividades a tiempo
Seré breve.
Es fácil de entender.
Muchos entrenadores de gestión del tiempo le pedirían que programe sus tareas según las horas del día.
Nuevamente, tal vez eso realmente funcione para algunos gerentes comerciales que tienen menos tareas con poder para delegar.
Pero cuando estás tratando de manejar tu propia vida, con todos tus intereses y responsabilidades personales, programar tareas a tiempo ni siquiera está en marcha.
Funcionaría bien si fueras un robot y vivieras en un planeta sin otras personas.
Pero ser humano... vivir en la civilización... tu estado de ánimo, niveles de energía, enfoque, interrupciones, distracciones, circunstancias cambiantes, etc., todo se interpone en el camino de cualquier tipo de cronograma militar apretado y nítido de tareas planificadas para establecer momentos del día o de la semana.
Programar actividades a tiempo en un estilo de vida moderno NO funciona.
En el mejor de los casos, estas técnicas de priorizar por importancia y urgencia... y programar tareas a tiempo... son inspiradoras, geniales a corto plazo (porque nos dan ideas y nos ayudan a estar más enfocados y disciplinados), pero muy pronto, terminar en el mismo ritmo en el que estábamos antes, frustrados, abrumados, sin hacer todo lo que realmente queríamos.
Así que el último recurso es tratar de conformarse con hacer listas de tareas diarias o semanales... o incluso mensuales (¡ay!)... Pensando que nos ayudará a darnos un poco más de flexibilidad humana que programar tareas a tiempo.
Bueno, veamos cómo funcionan las listas de tareas semanales a continuación, como nuestra última de las 3 técnicas de administración del tiempo más obsoletas, inútiles e incluso dañinas que aún se enseñan hoy en día...
3. Listas de tareas semanales
Considere la diferencia entre un proyecto y un actividad.
Los proyectos son cualquier cosa que desee hacer que involucre múltiples actividades, como hacer
cena para 6.
Las actividades son cualquier cosa que se pueda hacer físicamente al mismo tiempo, como mezclar pasteles, picar verduras, marinar pollo, etc.
Entonces, ¿qué es una lista de tareas semanales? Es un intento de cruzar la frontera entre proyectos, actividades y programación de actividades en el tiempo. Mirar…
Aquí hay un ejemplo simple:
Necesitas llevar tu auto a un mecánico.
Entonces, ¿eso es un proyecto o una actividad? Es un proyecto, porque se compone de una serie de tareas físicas específicas:
- encuentre el número y la dirección de un mecánico local.
- teléfono para reservarlo.
- planifica tu semana para que puedas llevártelo y dejarlo en el mecánico.
- averiguar cómo se las arreglará sin tener un coche durante unos días.
- haz arreglos para recogerlo cuando esté arreglado.
Varias actividades están involucradas. Pero si 'reparar el auto' en su lista de tareas semanales, sería un elemento vago y no detallado sin actividades claras.
Si alguna vez ha tratado de planificar el horario de su semana usando algo como esto, sabrá que en lugar de terminar, probablemente tendrá que ponerlo, y otros elementos, en la 'lista de tareas semanales' de las PRÓXIMAS semanas. La vida se complica rápidamente.
Al poco tiempo abandonas por completo las 'listas de cosas por hacer' 'porque no parecen funcionar bien para tu estilo de vida' (¿algo similar te pasó alguna vez? A mí me pasó durante mucho tiempo).
En lugar de ser un buen puente entre proyectos y actividades, una lista de tareas semanales se convierte en un gran obstáculo en sí misma. Como una cuadrícula de ganado entre el lugar donde estás y el lugar al que quieres ir... Un pie equivocado y estás atascado.
Usar listas de tareas pendientes semanales es un buen intento de organizar las cosas que necesita hacer. Pero lo que sucede es que DEMASIADOS elementos de la lista semanal terminan siendo miniproyectos en sí mismos, en lugar de tareas procesables.
Por lo tanto, los echarás un vistazo... mientras tu mente corre hacia las colinas.
Sabes que sucede. Terminas con una lista cada vez mayor de tareas pendientes semanales con algunas cosas súper urgentes que absolutamente TIENES que hacer... la próxima semana.
CONCLUSIÓN: ¡Al diablo con las técnicas normales de gestión del tiempo!
Priorizar por la llamada "importancia" no funciona bien. Programar actividades a tiempo tampoco funciona bien. Las listas de tareas semanales también conducen a fallas en la gestión del tiempo.
Para la década de 2000 (y más allá) necesitamos un sistema de gestión del tiempo completamente nuevo. Uno que es flexible y natural.
Queremos maximizar el uso productivo de nuestro tiempo... queremos pasar nuestro tiempo como queramos... queremos hacer las cosas... queremos tener éxito.
También queremos cortarnos el pelo, cortar el césped y arreglar el coche.
Esto requiere una nueva comprensión de la gestión del tiempo... donde se consideran todas las cosas,
equilibrado y logrado.
Sé que no le he dado muchas técnicas reales que SÍ funcionan en este informe, pero al NO seguir estas técnicas obsoletas, comenzará a desbloquear sus habilidades naturales de gestión del tiempo.
Un poco sobre mí…
Pasé 13 años a partir de 2009 investigando y probando diferentes técnicas de productividad personal.
En 2006 realicé unas vacaciones de gestión del tiempo de 30 días desde una cabaña junto a la playa en una isla tropical de Tailandia.
El sistema InstaTime ha crecido desde entonces hasta convertirse en un sistema de administración del tiempo personal increíblemente efectivo pero totalmente simple de aplicar.
Espero que hayas disfrutado este informe que expone las 3 técnicas de administración del tiempo más terribles que aún se usan en la actualidad.
Y espero que decida continuar conmigo en este viaje hacia la excelencia en la gestión del tiempo en los meses y años venideros.
